Automatyczne odczytywanie faktur, umów i zamówień: jak to działa w praktyce

Co robi funkcja odczytywania dokumentów

Dokument trafia do systemu jedną z kilku dróg: z załącznika w mailu, ze zdjęcia zrobionego telefonem, z pliku wrzuconego na ekranie albo ze skanera. AI odczytuje z niego dane, które są Wam potrzebne: kontrahenta, numer, daty, pozycje, kwoty, numer zamówienia, adres dostawy. System wpisuje je w odpowiednie pola, a człowiek widzi obok siebie oryginał i odczytane dane.

Wystarczy sprawdzić i zatwierdzić. Po zatwierdzeniu dane idą dalej: do programu księgowego, do zamówienia, do karty umowy.

Gdzie się to opłaca

Efekt widać tam, gdzie dokumentów są setki miesięcznie i gdzie każdy z nich czeka, aż ktoś go otworzy.

• Faktury kosztowe od zagranicznych dostawców i wszystkie, które nie przechodzą przez KSeF. Numer, kwoty, terminy, przypisanie do zamówienia.
• Zamówienia od klientów w PDF-ie i w mailu. Klienci firmowi często wysyłają zamówienie z własnego systemu jako plik. AI robi z pliku gotowe zamówienie do zatwierdzenia.
• Umowy. Strony, daty, kwoty, terminy wypowiedzenia, kary. Dane trafiają do karty umowy, a system przypomina o terminach.
• Protokoły i raporty z terenu. Zdjęcie odręcznie wypełnionego protokołu zamienia się w dane w systemie, zanim serwisant wróci do biura.
• Dokumenty przewozowe i celne. Numery przesyłek, wagi, daty odbioru, przypisanie do zamówienia.

Przy kilkudziesięciu dokumentach miesięcznie funkcja się nie zwraca. Człowiek wpisze je szybciej, niż sprawdzi odczyt. Mówię to wprost, jeśli tak jest u Ciebie.

Jak wygląda ekran zatwierdzania

Po lewej oryginał dokumentu, po prawej odczytane pola. Pole, którego AI nie jest pewna, jest podświetlone, i to od niego zaczyna się sprawdzanie. Kliknięcie w pole podświetla miejsce w dokumencie, z którego wzięła się wartość.

Pod polami są wyniki prostych reguł: czy suma pozycji zgadza się z kwotą do zapłaty, czy kontrahent istnieje w bazie, czy numer faktury nie powtarza się z poprzednią, czy numer zamówienia istnieje. Reguły nie potrzebują AI i wyłapują pomyłki, które AI mogłaby przepuścić, na przykład kwotę bez VAT wpisaną jako kwota do zapłaty.

Człowiek poprawia to, co trzeba, i zatwierdza. Przy dokumencie, który wygląda jak dziesiątki poprzednich, zajmuje to kilka sekund. System zapisuje każdą poprawkę, żebym widział, które pola sprawiają kłopot.

Co z błędami

Domyślnie AI nie wpisuje niczego do księgowości ani do zamówienia bez zatwierdzenia. Trzy warstwy chronią przed pomyłką: AI podaje, na ile jest pewna każdego pola, reguły sprawdzają zgodność liczb i danych z bazą, człowiek zatwierdza.

Ile kontroli potrzebujecie, ustalamy przy wdrożeniu. Jeśli chcesz wyjątek od tej zasady, spisujemy go razem: na przykład dokumenty o niskiej wartości od stałych dostawców przechodzą po samych regułach, a wszystko powyżej ustalonej kwoty czeka na człowieka. To Twoja decyzja, a system ją pilnuje.

KSeF a odczytywanie dokumentów

Krajowy System e-Faktur sprawia, że faktury od polskich firm przychodzą jako dane, nie jako obraz. Tam nie ma czego odczytywać, a system pobiera je bezpośrednio. Odczytywanie ma sens dla wszystkiego, czego KSeF nie obejmuje: zamówień od klientów, umów, protokołów, dokumentów przewozowych i faktur od dostawców spoza Polski.

Jeśli Wasz program księgowy nie potrafi przyjąć danych z zewnątrz, odczytane dokumenty i tak da się do niego wprowadzić. Jak to zrobić, opisuję na stronie o tym, co robić, gdy program nie ma połączenia.

Przykład z mojej pracy

Pracowałem przy systemach brytyjskiej platformy zarządzania naprawami dla przemysłu ciężkiego i lotniczego. Platforma miała funkcję automatycznego rozpoznawania dokumentów: wycen napraw i dokumentów roszczeń, z których wyciągała dane i pozwalała znaleźć koszty, które klient przepłacił. Ja odpowiadałem za ekrany do prowadzenia napraw. Skala i wymagania były większe niż w typowej firmie MSP, ale zasada ta sama: dokument wchodzi jako obraz, wychodzi jako dane do sprawdzenia.

Jak zaczynamy

Wybieramy jeden rodzaj dokumentu, ten, którego jest najwięcej. Liczymy, ile ich jest miesięcznie i ile minut zajmuje jeden. Buduję odczyt jako część modułu, czyli samodzielnej części systemu, w której zespół i tak pracuje, na przykład w module faktur albo zamówień. Po miesiącu porównujemy liczby.

Ogólny obraz tego, gdzie AI ma sens w firmie, jest na stronie głównej poradnika. Pozostałe strony poradnika opisują odpowiedzi na pytania klientów i wyszukiwanie w firmowej wiedzy.

Opisz w formularzu poniżej, jakie dokumenty do Was przychodzą, ile ich jest miesięcznie i dokąd mają trafiać dane. Odezwę się do Ciebie.