Co zrobić, gdy program nie umie się łączyć z innymi

Skąd bierze się problem

Programy, które powstały dziesięć albo piętnaście lat temu, nie były pisane z myślą o łączeniu z innymi. Działają, firma je zna, wymiana bolałaby bardziej niż ich wady. Do tego dochodzą portale dostawców, w których da się tylko klikać, oraz klienci, którzy wysyłają zamówienia jako PDF albo zdjęcie w mailu.

Efekt jest ten sam co bez żadnego połączenia: dane z tych miejsc nie idą dalej same. Różnica jest taka, że tu nie da się zbudować połączenia wprost, jak opisuję na stronie głównej poradnika. Zostają trzy inne drogi i jedna decyzja o wymianie programu.

Wymiana plików w harmonogramie

Prawie każdy program, nawet bardzo stary, umie zapisać dane do pliku i wczytać plik. Na tym buduje się połączenie: o ustalonych godzinach system eksportuje to, co ma wysłać, kładzie plik w umówionym miejscu, a drugi program go wczytuje. W drugą stronę tak samo.

Dane nie płyną natychmiast, tylko kilka razy dziennie. Dla magazynu, księgowości i cenników to zwykle wystarcza. Nie wystarcza tam, gdzie liczy się minuta, na przykład przy stanach dla sklepu, który sprzedaje ostatnie sztuki.

Na co uważać: format pliku musi być ustalony co do kolumny i co do znaku, a system musi sprawdzać każdy plik przed wczytaniem. Plik obcięty w połowie albo z przesuniętą kolumną potrafi narobić więcej szkody niż pomyłka jednej osoby.

Odczyt maili i załączników

Zamówienia od klientów, potwierdzenia od dostawców, faktury zakupu. Przychodzą mailem, jako PDF, arkusz albo tekst w treści. System czyta skrzynkę, rozpoznaje, co jest czym, wyciąga dane i zakłada dokument. Człowiek dostaje go do zatwierdzenia, a nie do przepisania.

Przy dokumentach o stałym układzie, na przykład zamówieniach z systemu jednego klienta, odczyt jest pewny i szybki. Przy dokumentach różnych od nadawcy do nadawcy pomaga odczytywanie przez AI, które radzi sobie z układem, którego nikt wcześniej nie widział. Jak to działa i gdzie się myli, opisuję na stronie o odczytywaniu faktur i dokumentów.

Robot klikający za człowieka

Ostateczność. Program udaje pracownika: loguje się do programu albo portalu, wypełnia pola, klika przyciski, czyta, co wyświetliło się na ekranie. Z zewnątrz wygląda to jak praca człowieka, tylko o trzeciej w nocy i bez literówek.

Buduję to tylko wtedy, gdy nie ma innej drogi, i mówię wprost, co to niesie:

• Psuje się po zmianie ekranu. Dostawca przesunął przycisk, dodał okno z komunikatem, zmienił nazwę pola. Robot staje i trzeba go poprawić. Przy portalach, które zmieniają się co miesiąc, koszt poprawek bywa z czasem wyższy niż koszt budowy.
• Nie ma potwierdzenia. Połączenie wprost dostaje odpowiedź „przyjąłem”. Robot widzi tylko ekran i zgaduje, czy operacja się udała. Dlatego każda operacja robota jest zapisywana ze zrzutem ekranu, żeby dało się sprawdzić, co zrobił.
• Może naruszać regulamin. Część portali zabrania automatycznego korzystania. Sprawdzam to przed budową.

Kiedy lepiej wymienić program

Czasem najtańszą integracją jest brak integracji. Jeśli program nie umie ani wysłać pliku, ani przyjąć go, a jedyna droga to robot, warto policzyć, ile kosztuje utrzymanie takiego połączenia przez trzy lata, i porównać z kosztem zastąpienia programu. Przy programach, które robią jedną prostą rzecz, na przykład prowadzą stan magazynu, własny moduł, czyli samodzielna część systemu, bywa tańszy niż robot.

Mówię to wprost, z liczbami, po spisaniu zakresu. Wymiana ma sens, gdy:

• program nie ma żadnej formy eksportu ani importu,
• dostawca nie rozwija programu i nie odpowiada na pytania,
• program robi coś, co własny system i tak musi umieć,
• koszt utrzymania robota przez rok przekracza koszt nowego modułu.

Nie ma sensu, gdy program robi coś złożonego i dobrze, na przykład prowadzi pełną księgowość. Wtedy zostajemy przy wymianie plików i szukamy, jak zrobić ją pewniej.

Od czego zacząć

Nie musisz niczego spisywać przed rozmową; jeśli chcesz, wystarczy lista programów. Sprawdzę, na jaką drogę pozwala każdy z nich, i powiem, od którego zacząć. Jak wyglądają połączenia z programami, które umieją się łączyć, opisuję na stronach o integracji sklepu i integracji z księgowością.

Opisz w formularzu poniżej, który program u Was nie umie się łączyć i jakie dane powinny z niego wychodzić. Odezwę się do Ciebie.