Integracja systemów w firmie: jak połączyć programy, żeby dane przepływały same

Jedno zamówienie, pięć programów

Zamówienie wpada do sklepu internetowego. Pracownik przepisuje je do programu magazynowego, żeby zdjąć towar ze stanu, potem do programu księgowego, żeby wystawić fakturę, potem na stronę kuriera, żeby wydrukować etykietę. Na końcu wkleja numer przesyłki do maila dla klienta. Pięć programów, jedno zamówienie i cztery miejsca, w których coś może się nie zgodzić.

Im więcej zamówień, tym dłużej klient czeka na numer przesyłki i tym częściej coś się nie zgadza: stan magazynu mówi 12, na półce jest 9, a faktura poszła na stary adres, bo klient zmienił go w sklepie, a zmiana nie dotarła dalej.

Ten sam obrazek widzę w firmach usługowych i produkcyjnych, tylko z innymi programami. CRM nie wie, że klient zapłacił. Program do produkcji nie wie, że handlowiec zmienił termin. Zestawienie na koniec miesiąca skleja się z trzech eksportów i nigdy nie wychodzi za pierwszym razem.

Co znaczy „połączyć programy”

Połączenie to umowa między dwoma programami: w tym momencie program A wysyła te dane do programu B, w tym kształcie, i program B wie, co z nimi zrobić. Zamówienie zapłacone w sklepie w ciągu minuty pojawia się w magazynie jako dokument do wydania, w księgowości jako faktura, u kuriera jako przesyłka. Człowiek nie bierze w tym udziału, tylko dostaje listę wyjątków: zamówienie bez numeru domu, produkt, którego nie ma na stanie, płatność, która nie przyszła.

Połączenie nie zastępuje programów. Sklep dalej jest sklepem, księgowość księgowością. Zmienia się jedno: dane wpisuje się raz, w miejscu, gdzie powstają, i stamtąd idą dalej same.

Trzy sposoby połączenia

Programy różnią się tym, na ile pozwalają się połączyć. W praktyce są trzy drogi.

Bezpośrednie połączenie

Wiele programów z ostatnich lat udostępnia połączenie, przez które inny program może pobrać i wysłać dane. Sklepy internetowe, systemy kurierskie, operatorzy płatności, popularne programy do fakturowania. To najlepsza droga: dane idą od razu, a każda przesyłka ma potwierdzenie, że dotarła.

Wymiana plików

Starsze programy, zwłaszcza magazynowe i księgowe, często potrafią tylko wczytać i wyeksportować plik. Wtedy połączenie działa w ustalonych godzinach: o 6:00 program pobiera plik z zamówieniami, o 18:00 wysyła plik ze stanami. Dane nie są natychmiastowe, ale często kilka wymian dziennie w zupełności wystarcza.

Robot klikający za człowieka

Ostateczność, gdy program nie ma ani połączenia, ani eksportu, a wymiana nie wchodzi w grę. Program udający pracownika loguje się, wypełnia pola i klika. Działa, dopóki dostawca nie zmieni wyglądu ekranu. Robię to tylko wtedy, gdy nie ma innej drogi, i mówię wprost, jakie to niesie ryzyko. Więcej o tym na stronie o programach, które nie umieją się łączyć.

Typowe przepływy w firmie

Połączenia, o które firmy 10–250 osób pytają najczęściej:

• Sklep, magazyn, księgowość, kurier. Zamówienie z jednego miejsca trafia wszędzie tam, gdzie ma trafić. Opisane szczegółowo na stronie o integracji sklepu.
• Własny system i program księgowy. Faktury wystawiane z systemu trafiają do księgowości, a płatności z banku wracają do systemu. Szczegóły na stronie o integracji z księgowością.
• CRM i reszta firmy. Handlowiec widzi w CRM, czy klient zapłacił i co zamówił, bez pytania księgowej.
• Formularz na stronie i obsługa. Zapytanie ze strony zakłada zgłoszenie, przypisuje osobę i wysyła potwierdzenie klientowi.
• Systemy dostawców i producentów. Cenniki i stany pobierane z portali dostawców same, według harmonogramu.
• Urządzenia w terenie. Dane z czujników, wag, skanerów czy odbiorników GPS trafiające do systemu na bieżąco. W systemie dla terminalu kontenerowego dane z placu trafiają do systemu na bieżąco, a na ekranie widać, gdzie stoi każdy kontener.

Gdy jeden program jest w środku

Przy trzech programach wystarczą połączenia między nimi. Przy sześciu robi się z tego pajęczyna, w której nikt nie wie, skąd wzięła się dana wartość. Wtedy lepiej postawić jeden program w środku: własny system, do którego podłącza się resztę.

System w środku ma jedną wersję prawdy o kliencie, zamówieniu i produkcie. Sklep, księgowość i kurier dostają z niego dane i oddają mu wyniki. Pracownicy pracują na jednym ekranie, a nie na sześciu. Taki system buduję z modułów, czyli samodzielnych części: przyjmowanie zamówień, magazyn, faktury, wysyłka. Każdy moduł podłącza inny program i da się go uruchomić osobno. Więcej o tym, jak to wygląda, w poradniku o dedykowanym oprogramowaniu i na stronie usługi automatyzacja i integracje.

Co może pójść źle i jak temu zapobiegam

Dane w dwóch miejscach. Klient zmienił adres w sklepie i w CRM, każdy na inny. Który jest prawdziwy? Przed budową ustalamy dla każdej danej jedno miejsce, które ma rację, i połączenie zawsze idzie stamtąd, nigdy w obie strony naraz.

Program po drugiej stronie nie odpowiada. Kurier ma awarię, księgowość jest w trakcie aktualizacji. Połączenie zapamiętuje, co miało wysłać, i ponawia, gdy druga strona wróci. Nic nie ginie i nic nie idzie dwa razy.

Nikt nie wie, co poszło. Każde połączenie ma dziennik widoczny dla pracownika, nie tylko dla programisty: co, kiedy, dokąd, z jakim skutkiem. Gdy klient pyta, czemu nie dostał faktury, odpowiedź jest na ekranie, nie w domysłach.

Dostawca zmienił program. Połączenia z zewnętrznymi programami sprawdzam po każdej ich większej aktualizacji, jeśli umawiamy się na opiekę. Bez opieki dostajesz dokumentację i dziennik, z którego inny programista zobaczy, co przestało działać.

Jak to przebiega i jak się rozlicza

1. Rozmowa i lista programów. Pół godziny, online albo u Ciebie. Opowiadasz, które programy macie, kto w nich pracuje i które dane mają między nimi płynąć. Potem sprawdzam, na jakie połączenie pozwala każdy z nich.
2. Zakres na piśmie. Spisuję każdy przepływ krok po kroku: co, skąd, dokąd, kiedy, co w razie błędu. Podaję kolejność, czas i kwoty, osobno dla każdego przepływu. Zaczynamy od przepływu, przez który przechodzi najwięcej dokumentów.
3. Pierwsze połączenie i próby na prawdziwych danych. Połączenie pracuje najpierw obok dotychczasowego sposobu pracy, aż liczby po obu stronach się zgadzają. Wtedy wyłączamy stary sposób.
4. Kolejne połączenia i przekazanie. Każde odbierasz osobno i płacisz po odbiorze, zwykle na koniec miesiąca. Kod, dokumentacja i dostępy przechodzą na Ciebie z każdym opłaconym etapem, nie dopiero po ostatniej fakturze.

Nie podaję cennika na stronie, bo połączenie sklepu z programem do faktur i połączenie sześciu programów przez własny system w środku to dwa różne zakresy. Kwoty dostajesz na piśmie po spisaniu przepływów.

Opisz w formularzu poniżej, które programy macie i które dane mają między nimi płynąć same. Odezwę się z pytaniami albo z propozycją, od którego połączenia zacząć.