Integracja sklepu internetowego z księgowością, magazynem i kurierami

Droga jednego zamówienia

Tak wygląda zamówienie po połączeniu programów, od kliknięcia „kupuję” do paczki u klienta:

1. Sklep przyjmuje zamówienie i płatność. W ciągu minuty zamówienie pojawia się w systemie w środku firmy z numerem i statusem „opłacone”.
2. Magazyn dostaje dokument do wydania z listą pozycji i lokalizacjami na półkach. Stan towaru schodzi od razu, a nowy stan wraca do sklepu, żeby nie sprzedać czegoś, czego już nie ma.
3. Księgowość dostaje fakturę wystawioną z danych zamówienia. Nikt nie przepisuje NIP-u ani adresu.
4. Kurier dostaje przesyłkę z adresem i wagą. Etykieta drukuje się na magazynie, a numer przesyłki wraca do zamówienia.
5. Klient dostaje wiadomość z numerem przesyłki i fakturą w załączniku, w momencie, gdy magazyn oznaczy paczkę jako wydaną.

Człowiek widzi w tym przepływie tylko listę wyjątków: zamówienie bez numeru domu, produkt, którego stan się nie zgadza, płatność, która nie dotarła. Wszystko inne idzie samo.

Sprzedaż w kilku kanałach

Sklep własny, marketplace, sprzedaż hurtowa mailem. Bez połączenia każdy kanał to osobny arkusz i osobna osoba, która go pilnuje. Po połączeniu wszystkie kanały wpadają do jednego miejsca, dostają wspólną numerację i idą tą samą drogą.

Najtrudniejsza część to stany. Jedna sztuka sprzedana w sklepie musi zniknąć z marketplace’u, zanim ktoś kupi ją tam drugi raz. Połączenie odsyła stan do każdego kanału po każdej zmianie i trzyma rezerwę na sztuki, które są już w koszykach. Gdy tego zabraknie, sprzedajesz dwa razy to samo i tłumaczysz się klientowi.

Gotowa platforma czy własne połączenie

Na rynku są gotowe platformy, które łączą popularne sklepy z popularnymi programami księgowymi i kurierami. Dla firmy ze standardowym procesem to dobra i tańsza droga. Sprawdzam to po pierwszej rozmowie i jeśli gotowa platforma wystarczy, mówię to.

Własne połączenie ma sens, gdy:

• kompletujecie z kilku magazynów albo wysyłacie część zamówień prosto od dostawcy,
• część produktów robicie na zamówienie i zamówienie musi przejść przez produkcję,
• macie program magazynowy albo księgowy, którego gotowe platformy nie obsługują,
• sprzedajecie hurtowo z cenami indywidualnymi i limitami dla klientów,
• chcecie, żeby pracownicy pracowali na jednym ekranie, a nie w czterech programach.

W tych przypadkach połączenie buduję jako część własnego systemu w środku firmy. System składa się z modułów, czyli samodzielnych części: zamówienia, magazyn, faktury, wysyłka. Każdy podłącza inny program i da się go uruchomić osobno.

Typowe pułapki

Zdublowane zamówienia. Sklep wysłał zamówienie dwa razy, bo pierwsza próba się nie potwierdziła. Bez zabezpieczenia magazyn wyda dwie paczki. Połączenie rozpoznaje zamówienie po numerze ze sklepu i drugi raz go nie przyjmuje.

Faktura przed płatnością. Przy zamówieniu za pobraniem albo z przelewem tradycyjnym nie da się wystawić faktury w chwili złożenia. Przepływ musi znać sposób płatności i czekać na jej potwierdzenie albo wystawić dokument innego rodzaju.

Różne kody produktów. Ten sam produkt ma inny kod w sklepie, inny w magazynie, inny u dostawcy. Przed uruchomieniem budujemy jedną tabelę odpowiedników i to ona decyduje, co jest czym. W firmach, które widziałem, to częsta przyczyna błędów i często pomijany etap.

Stan magazynu w dwóch miejscach. Sklep ma swój stan, program magazynowy swój. Ustalamy, że rację ma jeden z nich, i to on wysyła stan do drugiego. Nigdy w obie strony naraz.

Zmiany po złożeniu zamówienia. Klient dopisał produkt, zmienił adres, poprosił o fakturę na firmę. Połączenie musi przenieść zmianę do magazynu i księgowości, dopóki paczka nie wyjechała, a potem ją zablokować.

Od czego zacząć

Zacznij od przepływu, przez który przechodzi najwięcej zamówień. Zwykle jest to sklep do magazynu i kuriera, bo tam każda pomyłka kończy się paczką pod złym adresem albo sztuką sprzedaną dwa razy. Faktury i księgowość dochodzą jako drugi etap. Jak wygląda połączenie z programem księgowym, opisuję na osobnej stronie.

Ogólny obraz tego, jak łączy się programy w firmie i co może pójść źle, jest na stronie głównej poradnika. Co zrobić z programem, który nie umie się łączyć, opisuję tutaj.

Opisz w formularzu poniżej, ile zamówień dziennie obsługujecie i przez które programy przechodzą. Odezwę się do Ciebie.