Integracja z programem księgowym: faktury i płatności w jednym przepływie

Gdzie faktura utyka

Zamówienie jest w systemie albo w arkuszu. Faktura powstaje w programie księgowym. Między nimi siedzi osoba, która wpisuje nazwę, NIP, adres, pozycje i kwoty drugi raz. Im więcej faktur w miesiącu, tym dłużej klient czeka na dokument i tym więcej literówek w NIP-ach.

Potem przychodzą przelewy. Ktoś otwiera bank, czyta tytuły przelewów i szuka, do której faktury pasuje który. Klienci wpisują w tytule numer zamówienia, numer faktury, własną nazwę albo nic. Na koniec miesiąca lista nieopłaconych faktur nie zgadza się z tym, co wpłynęło, i zaczyna się dzwonienie.

Do tego dochodzi biuro rachunkowe, jeśli jest zewnętrzne. Faktury sprzedaży zbiera się z programu, faktury zakupu z maili i z szuflady, i wysyła paczką raz w miesiącu. Zamknięcie miesiąca czeka, aż biuro dostanie ostatnią fakturę z szuflady i dopyta o brakujące.

Jak wygląda połączenie z księgowością

Połączenie, które buduję, składa się z kilku przepływów. Każdy da się uruchomić osobno.

Faktura z danych zamówienia

Faktura powstaje w systemie z danych, które już są: klient, pozycje, ceny, sposób płatności. Trafia do programu księgowego jako gotowy dokument. Numeracja zostaje w jednym miejscu, żeby nie było dwóch faktur z tym samym numerem. Faktury korygujące idą tą samą drogą.

Faktura do KSeF

Faktury między firmami w Polsce przechodzą przez Krajowy System e-Faktur (KSeF); terminy i wyjątki zależne od wielkości firmy potwierdź z księgową. Własny system może wysyłać faktury do KSeF wprost i odbierać nadany tam numer, albo oddawać to programowi księgowemu, który już to robi. Faktury zakupu z KSeF wracają do systemu tą samą drogą, więc nikt nie zbiera ich z maili.

Płatności dopasowane same

System pobiera listę przelewów z banku albo od operatora płatności i dopasowuje je do faktur po numerze, kwocie i nazwie płatnika. To, co pasuje, zamyka się samo. To, co nie pasuje, ląduje na krótkiej liście do ręcznego sprawdzenia. Handlowiec widzi w systemie, że klient zapłacił, bez pytania księgowej. Przypomnienia o zaległych płatnościach wychodzą same, w ustalonych dniach.

Paczka dla biura rachunkowego

Gdy księgowość prowadzi zewnętrzne biuro, system przygotowuje w ustalonym dniu komplet dokumentów w formacie, który biuro wczytuje jednym ruchem: faktury sprzedaży, faktury zakupu, wyciąg z dopasowanymi płatnościami. Biuro dostaje komplet, Wy nic nie zbieracie.

Które programy da się połączyć

W polskich firmach 10–250 osób często spotykam Comarch Optima, Subiekt i inne programy InsERT, Symfonię, wFirmę, Fakturownię i iFirmę. Każdy, z którym pracowałem, pozwalał na jakąś formę połączenia, ale nie każdy na tę samą. Jedne udostępniają połączenie wprost, inne tylko wczytywanie i eksport plików w swoim formacie. Przed wyceną sprawdzam, co dokładnie umie Wasza wersja, bo różnice między wersjami tego samego programu bywają duże.

Przed startem sprawdzam też warunki dostawcy programu księgowego: część z nich liczy osobno za możliwość połączenia z innymi programami albo za liczbę dokumentów wczytanych z zewnątrz. Lepiej wiedzieć to przed budową niż po.

Co może pójść źle

Dwa źródła numeracji. Faktury wystawiane i w systemie, i w programie księgowym prędzej czy później dostaną ten sam numer. Ustalamy jedno miejsce, które numeruje, i drugie tylko przyjmuje.

Faktura wysłana dwa razy. Program księgowy nie odpowiedział, system ponowił, faktura weszła podwójnie. Połączenie pamięta, co już wysłało, i sprawdza to przed każdą próbą.

Płatność dopasowana do złej faktury. Dwie faktury na tę samą kwotę dla tego samego klienta. Wtedy system nie zgaduje, tylko pokazuje obie do ręcznego wyboru. Lepiej pięć minut sprawdzania niż błędne saldo.

Zmiany w przepisach. KSeF i formaty dokumentów zmieniają się. Połączenie zostawiam z dokumentacją, a przy stałej opiece sprawdzam je po każdej większej zmianie.

Od czego zacząć

Najwięcej daje faktura z danych zamówienia, bo przez ten przepływ przechodzi najwięcej dokumentów. Dopasowanie płatności to drugi etap; to on skraca listę nieopłaconych faktur do tych, o które trzeba się upomnieć. Paczka dla biura dochodzi na końcu.

Jak połączenie z księgowością łączy się z resztą przepływów w firmie, opisuję na stronie głównej poradnika i na stronie o integracji sklepu z magazynem i kurierami. Jeśli Wasz program księgowy nie umie się łączyć inaczej niż przez klikanie, zajrzyj na stronę o programach bez połączenia.

Opisz w formularzu poniżej, w którym programie księgujecie, ile faktur miesięcznie wystawiacie i czy księgowość jest u Was czy w biurze. Odezwę się do Ciebie.