Dedykowane oprogramowanie czy gotowy program: jak wybrać

Sześć kryteriów

Dopasowanie do procesu

Gotowy program ma proces producenta. Jeśli Wasz proces wygląda tak samo, to najtańsza opcja i koniec dyskusji. Jeśli różni się w kilku miejscach, zaczynają się obejścia: pole „uwagi” na wszystko, arkusz obok, reguła „tego nie klikamy”.

Reguła, którą stosuję: jeśli gotowy program robi większość Waszego procesu, a reszta dzieje się obok niego, płacicie za program i za obejścia jednocześnie. Własny system robi całość i nic ponadto.

Koszt w czasie

Gotowy program to abonament, zwykle za użytkownika i za miesiąc. Przy pięciu osobach to niewiele. Przy trzydziestu osobach i trzech latach to kwota, którą warto policzyć na kartce obok kosztu własnego systemu. Do abonamentu doliczcie czas, który ludzie tracą na obejścia.

Własny system to jednorazowa budowa, rozliczana za moduł, czyli samodzielną część systemu, po jego odbiorze. Potem zostaje serwer i opieka, o których piszę na stronie ile kosztuje dedykowane oprogramowanie.

Zależność od dostawcy

Producent gotowego programu może podnieść cenę, zmienić funkcje, wycofać program albo zostać kupiony przez kogoś, kto to zrobi. Przestajesz płacić, tracisz dostęp. Własny system jest Twój: kod, dokumentacja i dostępy przechodzą na Ciebie z każdym opłaconym etapem. Wykonawcę można zmienić, system zostaje.

Dane

W gotowym programie dane leżą u producenta. Sprawdź przed zakupem, czy da się je pobrać w całości i w jakim formacie. We własnym systemie dane są na Twoim serwerze albo u dostawcy, którego sam wybierzesz, i eksport do arkusza jest jednym przyciskiem.

Zmiany w procesie

Firma się zmienia. W gotowym programie prosisz producenta o funkcję i czekasz, aż poprosi o nią wystarczająco wielu innych klientów. We własnym systemie zmiana to praca do wyceny i termin na piśmie.

Połączenia z innymi programami

Gotowe programy łączą się z tym, co przewidział producent. Jeśli Wasza księgowość, kurier albo system dostawcy nie są na jego liście, zostaje obejście, a każdy program pokazuje inne dane. Własny system łączy się z tym, czego potrzebujecie, także z programami, które nie mają żadnego gotowego połączenia. Jak to wygląda, opisuję w poradniku o łączeniu programów w firmie.

Kiedy wybrać gotowy program

• Proces jest standardowy: faktury, poczta, czas pracy, prosta lista zadań.
• Firma ma kilka osób i abonament za gotowy program bywa tańszy niż zbudowanie własnej funkcji.
• Nie wiecie jeszcze, jak ma wyglądać proces. Gotowy program pokaże, czego brakuje, a własny system zbudujecie z tą wiedzą.

Kiedy wybrać własny system

Cztery sytuacje, w których własny system opłaca się bardziej niż gotowy program, opisuję na stronie głównej poradnika. Jedna z nich to proces, który jest Waszą przewagą. Tak było w wypożyczalni kajaków, gdzie żaden gotowy system rezerwacji nie rozumiał reguły busów.

Kiedy hybryda

Często najlepsza odpowiedź to jedno i drugie. Gotowy program księgowy zostaje, bo robi księgowość dobrze i księgowa go zna. Własny system robi to, czego mu brakuje: przyjmowanie zleceń, produkcję, portal dla klientów, i wymienia dane z programem księgowym. Nie wyrzucasz tego, co działa. Dokładasz to, czego nie ma.

Tak samo z płatnościami i kurierami. Nie buduję własnego operatora płatności, bo Przelewy24 czy Stripe robią to lepiej i taniej. Własny system łączy się z nimi, a Ty widzisz płatność przy zamówieniu.

Co dostajesz przy własnym systemie i jak przebiega jego budowa, opisuję na stronie głównej poradnika. Jeśli chcesz porozmawiać o konkretnym programie, którego używacie, opisz w formularzu poniżej, co robi dobrze, a czego mu brakuje. Odezwę się do Ciebie, także gdy odpowiedź brzmi „zostańcie przy gotowym”.