Poradnik
Jak przygotować się do wyceny systemu: co spisać przed pierwszą rozmową
Firmy często odkładają rozmowę o systemie, bo „najpierw musimy przygotować specyfikację”. Nie musicie. Specyfikację piszę ja, po tym, jak opowiecie mi, jak pracujecie. To, co warto mieć przed rozmową, mieści się na jednej kartce.
Co warto mieć przed rozmową
Nie musisz mieć wszystkiego z tej listy. Im więcej masz, tym dokładniejsza wycena i mniej pytań ode mnie po rozmowie.
1. Jak dziś wygląda proces, krok po kroku
Od momentu, gdy zamówienie, zlecenie albo zgłoszenie wchodzi do firmy, do momentu, gdy jest zamknięte. Kto co robi, w jakiej kolejności, gdzie to zapisuje. Zwykłe zdania, jak opowiadasz nowemu pracownikowi. Jeśli proces ma wyjątki („chyba że klient płaci gotówką, wtedy…”), spisz je, bo to one decydują o wycenie.
2. Kto bierze udział
Lista osób lub stanowisk, które dotykają procesu. Handlowiec, magazyn, produkcja, księgowa, właściciel. Dla każdej: co widzi, co wpisuje, co może zmienić. Z tego powstają role i uprawnienia w systemie.
3. Jakie arkusze i programy są w użyciu
Wszystkie, także „prywatne” na laptopie handlowca i te, o których wszyscy zapomnieli. Dla każdego: co w nim jest i kto go wypełnia. Jeśli możesz, weź je na rozmowę. Pokazanie mi arkusza mówi więcej niż godzina opowiadania.
4. Co boli najbardziej
Jedna rzecz, przez którą w ogóle myślisz o systemie. Klient dzwoni o status, ktoś przepisuje dane przez pół dnia, faktura wychodzi z błędem. Wokół niej buduję pierwszy moduł, czyli samodzielną część systemu, którą dostajesz zwykle po pierwszym miesiącu.
5. Co ma się zmienić
Jak ma wyglądać praca po uruchomieniu systemu. „Klient sam sprawdza status”, „magazyn widzi, co zejdzie w przyszłym tygodniu”, „faktura wystawia się sama z zamówienia”. Konkretne zdania, nie „usprawnienie procesu”.
6. Kto będzie z tego korzystał
Ile osób, na czym pracują: komputer w biurze, tablet na hali, telefon w terenie. Czy klienci też mają mieć dostęp. Czy ktoś pracuje bez stałego zasięgu.
7. Jakie programy muszą być połączone
Księgowość, magazyn, kurierzy, płatności, sklep, system dostawcy. Nazwy programów, jeśli je znasz. Połączenie z programem, który ma gotowe wejście dla innych programów, jest wielokrotnie tańsze niż obejście dla takiego, który go nie ma. Więcej w poradniku o łączeniu programów w firmie.
8. Terminy
Czy jest data, przed którą system musi działać: sezon, nowy oddział, koniec umowy z obecnym dostawcą. Terminy wpływają przede wszystkim na kolejność modułów.
9. Budżet jako rząd wielkości
Nie musisz podawać kwoty. Wystarczy, żebyś wiedział, czy myślisz o wydatku rzędu jednego miesiąca pracy, czy pół roku. To pozwala mi zaproponować pierwszy moduł, który mieści się w tym, co masz, zamiast planu na całość, którego nie zrealizujesz. Od czego zależy cena, opisuję na stronie ile kosztuje dedykowane oprogramowanie.
10. Kto decyduje
Kto podpisuje umowę i kto odbiera moduły. Gdy to dwie różne osoby, obie powinny być na rozmowie.
Czego nie trzeba przygotowywać
Specyfikacji. Specyfikacja pisana bez programisty opisuje funkcje, które wydają się potrzebne, a pomija to, co jest oczywiste dla Was i nieoczywiste dla mnie. Spisuję ją ja, po rozmowie, i dostajesz ją do poprawki.
Makiet ekranów. Ekrany wynikają z procesu. Najpierw ustalamy, kto co robi, a pierwsze ekrany widzisz w działającym module zwykle po pierwszym miesiącu, nie na obrazkach.
Wyboru technologii. To moja decyzja i moja odpowiedzialność. Dostajesz ją opisaną po ludzku, z kosztem i konsekwencjami każdej opcji, ale nie musisz jej podejmować.
Jak wygląda pierwsza rozmowa
Pół godziny, online albo u Ciebie. Nie musisz się przygotowywać. Lista powyżej tylko zmniejsza liczbę pytań, które zadam po rozmowie. Opowiadasz, jak dziś wygląda praca, pokazujesz arkusze i programy. Ja pytam o wyjątki, o to, kto co widzi, i o to, co boli. Pod koniec mówię, czy własny system ma sens, czy wystarczy gotowy program albo moduł do tego, co macie. Jeśli chcesz, przed rozmową podpisuję umowę o poufności.
Co dostajesz po rozmowie
Po rozmowie dostajesz dokument na piśmie: proces spisany krok po kroku, podział na moduły, kolejność, terminy i kwoty osobno dla każdego modułu. Z tym dokumentem możesz iść do innego wykonawcy i porównać oferty. Czy wybrać własny system, czy gotowy program, pomaga rozstrzygnąć strona dedykowane czy gotowe, a ogólny obraz tego, co dostajesz, jest na stronie głównej poradnika.
Jeśli masz spisane choć trzy punkty z listy powyżej, wklej je do formularza poniżej. Odezwę się z pytaniami i terminem rozmowy.
Pytania i odpowiedzi
Czy rozmowa o wycenie coś kosztuje?
Nie. Rozmowa i spisany zakres do niczego Cię nie zobowiązują. Pierwszą fakturę dostajesz po odbiorze pierwszego etapu, czyli pierwszego modułu, samodzielnej części systemu.
Nie wiem, czego dokładnie potrzebuję. Czy to problem?
Nie. Większość firm przychodzi z opisem tego, co przeszkadza w pracy, a nie z listą funkcji. Opowiedz, jak dziś wygląda praca i gdzie boli. Zakres spisuję po rozmowie i dostajesz go na piśmie.
Kto z firmy powinien być na rozmowie?
Osoba, która decyduje o pieniądzach, i osoba, która zna proces od środka, na przykład kierownik biura albo produkcji. Często to dwie różne osoby i obie są potrzebne. Pierwsza wie, co firma chce osiągnąć, druga wie, jak jest naprawdę.
Kontakt
Masz spisane, jak pracujecie? Wklej to do formularza, a dostaniesz zakres i kwoty
Nie potrzebujesz specyfikacji. Wystarczy, że opiszesz, jak dziś wygląda praca i co ma się zmienić. Zakres spiszemy razem.