Poradnik
Produkcja i magazyn w Excelu: kiedy przejść na własny system
Plan produkcji w jednym arkuszu, stany magazynowe w drugim, a prawdziwy stan na hali zna brygadzista. Gdy firma dochodzi do kilkunastu osób na produkcji, arkusze przestają nadążać za tym, co dzieje się naprawdę.
Gdzie arkusz przestaje nadążać
Planowanie produkcji w arkuszu działa, dopóki plan zmienia jedna osoba, a zmian jest kilka w tygodniu. Przy kilkunastu osobach na hali i kilku zleceniach dziennie zmiany są ciągłe. Klient przesuwa termin, maszyna staje, materiał nie dojechał. Arkusz pokazuje plan z rana, a hala pracuje według tego, co powiedział brygadzista.
Ze stanami magazynowymi jest podobnie. Arkusz mówi, że jest 40 sztuk. Na półce jest 28, bo dwa zlecenia zużyły materiał, a nikt tego nie odpisał. Dowiadujecie się o tym wtedy, gdy trzeba zacząć zlecenie i materiału nie ma.
Sygnały, które słyszę od firm produkcyjnych:
- Kierownik produkcji spędza pierwszą godzinę dnia na ustalaniu, co naprawdę jest w toku.
- Inwentaryzacja pokazuje różnice, których nikt nie umie wyjaśnić.
- Handlowiec obiecuje termin, nie wiedząc, ile zleceń jest przed tym nowym.
- Ten sam materiał zamawia się dwa razy albo wcale.
- Zlecenie „zniknęło” między arkuszem planowania a arkuszem wysyłek.
Jak wygląda system dla produkcji i magazynu
System składa się z modułów, czyli samodzielnych części, które można uruchamiać po kolei. Dla produkcji i magazynu buduję zwykle te:
Zlecenia produkcyjne
Każde zlecenie ma pozycje, listę materiałów, kolejne operacje i termin. Widać, na jakim etapie jest, kto nad nim pracuje i czy się spóźnia. Zlecenie powstaje z zamówienia od klienta albo z planu na zapas.
Plan i kolejka
Lista zleceń w kolejności, w jakiej mają iść na maszyny lub stanowiska. Przesunięcie jednego zlecenia przesuwa pozostałe i od razu pokazuje, które terminy są zagrożone. Handlowiec widzi tę kolejkę, zanim obieca termin.
Ekran na hali
Tablet przy stanowisku. Pracownik widzi swoje zlecenia, zaczyna operację, kończy ją, zgłasza problem albo brak materiału. Nikt nie chodzi z kartką do biura. Ekran ma duże przyciski i pokazuje tylko to, co potrzebne w tym miejscu.
Stany magazynowe
Przyjęcia, wydania, rezerwacje pod zlecenia. Stan liczy się z ruchów, nie z ręcznego wpisu. System pokazuje, czego zabraknie na zlecenia z najbliższego tygodnia, i pozwala zamówić materiał z tego samego ekranu.
Raporty
Obłożenie stanowisk, zlecenia po terminie, zużycie materiału na zlecenie, różnice po inwentaryzacji. Otwierasz i widzisz, bez proszenia o zestawienie. Wszystko da się pobrać do arkusza na spotkanie.
Co z programem magazynowym, który już macie
Wiele firm ma program magazynowy w pakiecie z księgowością. Nie trzeba go wyrzucać. Własny system może przejąć produkcję i planowanie, a z programem magazynowym wymieniać dane: pobierać stany i wysyłać zużycie. Wtedy księgowość dalej widzi to, co zawsze, a hala dostaje ekrany, których gotowy program nie miał.
Decyzję, co zastąpić, a co połączyć, podejmujemy na pierwszej rozmowie, gdy pokażesz mi, jak pracujecie. Zdarza się, że mówię, że wystarczy dokupić moduł do obecnego programu. Wolę to powiedzieć, niż budować coś, co macie.
Jak przebiega wdrożenie
Pierwszy moduł, na ogół zlecenia produkcyjne, dostajesz zwykle po pierwszym miesiącu. Hala pracuje na nim równolegle z arkuszem przez tydzień lub dwa, dopóki zespół nie ufa nowemu ekranowi. Potem arkusz zostaje jako archiwum. Kolejne moduły dochodzą etapami, a firma nie zatrzymuje się ani na dzień.
Dane o materiałach, produktach i stanach przenoszę z arkuszy przed uruchomieniem. Opisuję to na stronie o przenoszeniu danych z Excela. Jak system radzi sobie z samymi zamówieniami od klientów, jest na stronie o zamówieniach i zleceniach, a ogólny obraz na stronie głównej poradnika.
Opisz w formularzu poniżej, jak dziś planujecie produkcję i prowadzicie magazyn. Odezwę się do Ciebie.
Pytania i odpowiedzi
Czy pracownicy na hali muszą używać komputera?
Nie. System otwiera się na tablecie albo telefonie, w przeglądarce, bez instalowania. Ekran dla hali ma duże przyciski i pokazuje tylko to, co potrzebne przy stanowisku. Może działać także przy słabym zasięgu, a dane dosyła, gdy połączenie wróci.
Mamy program magazynowy od producenta oprogramowania księgowego. Czy to nie wystarczy?
Jeśli robi to, czego potrzebujecie, tak. Często brakuje mu związku z produkcją. Widzi stan, ale nie wie, że za dwa dni zlecenie zużyje połowę zapasu. Własny system może pracować obok programu magazynowego i wymieniać z nim dane, zamiast go zastępować.
Od czego zacząć, gdy problemem jest i produkcja, i magazyn?
Od zleceń produkcyjnych. Gdy każde zlecenie ma listę materiałów i operacje w systemie, stan magazynu liczy się z tego sam. Zaczynanie od magazynu bez zleceń daje ładny stan, któremu i tak nikt nie ufa, bo produkcja zużywa materiał poza systemem.
Kontakt
Opisz, jak dziś planujecie produkcję, a powiem, jak mógłby wyglądać system
Nie potrzebujesz specyfikacji. Wystarczy, że opiszesz, jak dziś wygląda praca i co ma się zmienić. Zakres spiszemy razem.