Jak przenieść dane z Excela do systemu bez zatrzymywania firmy

Co jest w arkuszach po kilku latach

Arkusz, który firma prowadzi od lat, ma pewien stały zestaw problemów. Ten sam klient wpisany trzy razy, za każdym razem inaczej. Numer telefonu w kolumnie z adresem. Daty w trzech formatach. Kolumna „uwagi”, w której jest wszystko: rabat, termin, informacja, że klient nie płaci na czas. Wiersze, które ktoś kiedyś skopiował i nie usunął.

Do arkusza to nie przeszkadza, bo człowiek czyta i rozumie. System potrzebuje, żeby klient był jeden, data była datą, a rabat rabatem. Dlatego przenoszenie danych zaczyna się od porządkowania, nie od kopiowania.

Kolejność, która działa

1. Spis tego, co macie

Zbieramy wszystkie arkusze, które biorą udział w procesie. Także te „prywatne” na laptopie handlowca i te, o których wszyscy zapomnieli. Dla każdego ustalamy, co w nim jest, kto go wypełnia i czy w ogóle ma trafić do systemu.

2. Decyzja, co przenosimy

Nie wszystko musi wejść do systemu. Klientów i produkty przenosimy w całości. Zlecenia i zamówienia zwykle za ostatni rok lub dwa. Starsze zostają w arkuszu jako archiwum. Im mniej przenosimy, tym szybciej i taniej, więc warto się zastanowić, do czego naprawdę wracacie.

3. Porządkowanie

Program, który piszę pod Wasze arkusze, wykrywa duplikaty, puste pola, wartości spoza listy i formaty, których nie da się odczytać. Dostajesz listę wątpliwości do rozstrzygnięcia: czy „Kowalski sp. z o.o.” i „KOWALSKI Sp z oo” to ten sam klient, co zrobić z zamówieniem bez daty. Rozstrzyga osoba, która zna dane. Reszta idzie automatycznie.

4. Próbny import

Dane wchodzą do systemu na kopii, którą można wyrzucić. Otwierasz system, klikasz po klientach i zleceniach, sprawdzasz, czy wszystko jest tam, gdzie powinno. Zwykle wychodzi kilka rzeczy do poprawy w porządkowaniu. Powtarzamy próbny import, aż nie ma uwag.

5. Praca równoległa

Przez tydzień lub dwa zespół wpisuje nowe zlecenia i do arkusza, i do systemu. To kosztuje trochę podwójnej pracy, ale daje pewność, że system radzi sobie z prawdziwymi przypadkami, a nie tylko z tymi, które przewidzieliśmy. Na koniec porównujemy liczby po obu stronach.

6. Przełączenie

Ostatni import bieżących danych, zwykle w weekend albo po godzinach. W poniedziałek zespół pracuje tylko w systemie. Arkusz zostaje na dysku jako archiwum tylko do odczytu.

Co robić, a czego nie robić

Nie porządkuj arkuszy „na zapas” przed rozmową. Ręczne czyszczenie tysięcy wierszy to tygodnie pracy, którą program robi w ułamku tego czasu. Lepiej, żebym zobaczył dane takie, jakie są.

Nie przenoś wszystkiego. Każda kolumna, która wchodzi do systemu, musi mieć ekran, na którym się ją wpisuje i ogląda. Kolumna, do której nikt nie zagląda od dwóch lat, nie potrzebuje ekranu.

Zostaw arkusze nietknięte. Do końca pracy równoległej nikt nie kasuje ani nie zmienia starych plików. Gdy coś się nie zgadza, w arkuszu widać, skąd wzięła się liczba.

Wyznacz jedną osobę do rozstrzygania. Wątpliwości z porządkowania musi ktoś rozstrzygnąć. Gdy robi to kilka osób po kolei, decyzje są sprzeczne i porządkowanie się przeciąga.

Ile to trwa

Przenoszenie danych jest częścią uruchomienia pierwszego modułu, czyli samodzielnej części systemu, a nie osobnym projektem. Przy kilku arkuszach i danych za rok czy dwa zwykle mieści się w tym samym miesiącu, w którym powstaje moduł. Kwoty i terminy dostajesz na piśmie razem z zakresem.

Kiedy w ogóle warto przechodzić z arkuszy na system, opisuję na stronie głównej poradnika. Jak wygląda system dla zamówień i zleceń i dla produkcji i magazynu, jest na osobnych stronach.

Opisz w formularzu poniżej, jakie arkusze prowadzicie i od ilu lat. Odezwę się z pytaniami albo z planem przeniesienia.