Poradnik
System rezerwacji online na zamówienie: kiedy gotowy kalendarz nie wystarcza
Gotowe systemy rezerwacji są dobre, dopóki rezerwujesz jeden zasób na jeden termin. Gdy w grę wchodzi kilka zasobów naraz, dowóz, zaliczki i reguły, których producent kalendarza nie przewidział, firma i tak prowadzi rezerwacje obok, w zeszycie albo arkuszu.
Kiedy gotowy kalendarz wystarcza
Jeśli rezerwujesz jeden zasób na jeden termin, gotowy kalendarz wystarczy. Fryzjer, gabinet, sala na godziny. Klient wybiera termin, dostaje potwierdzenie, koniec. Za niewielki abonament miesięczny dostajesz coś, co działa od razu, i nie ma sensu budować tego od zera.
Portale z rezerwacjami, które przyprowadzają klientów, biorą prowizję od każdej i trzymają u siebie Twoją bazę. Dla firmy, która ma własnych klientów, to koszt, który rośnie z każdym sezonem.
Kiedy gotowy kalendarz przestaje wystarczać
- Zasoby zależą od siebie. Rezerwacja spływu wymaga kajaków, ale też busów z przyczepami, które dowożą ludzi na start. Wynajem sprzętu wymaga instruktora. Kalendarz zna jeden zasób naraz.
- Jest logistyka. Dowóz, odbiór, trasa, kolejność. Kalendarz wie, że termin jest wolny, ale nie wie, że busy są wtedy w drodze po poprzednią grupę.
- Są zaliczki i własne warunki. Na przykład zaliczka do 48 godzin, reszta na miejscu, zwrot do trzech dni przed. Gotowe systemy mają swoje reguły płatności, a nie Twoje.
- Jest sezonowość i zmienne ceny. Inne ceny w weekend, w sezonie, dla grup, z voucherem. Ustawianie tego w kalendarzu kończy się arkuszem obok.
- Rezerwacja to początek procesu, a nie jego koniec. Po rezerwacji jest przygotowanie sprzętu, przydział pracownika, dokumenty, rozliczenie. Kalendarz kończy pracę na potwierdzeniu.
Jeśli choć dwa z tych punktów brzmią znajomo, gotowy kalendarz prowadzi u Was tylko część rezerwacji, a reszta żyje w telefonie właściciela.
Co ma własny system rezerwacji
System składa się z modułów, czyli samodzielnych części. Dla firm, które rezerwują coś więcej niż termin, buduję zwykle te:
Dostępność liczona z zasobów
System wie, ile macie kajaków, busów, instruktorów, pokoi, sprzętu. Termin jest dostępny wtedy, gdy wszystko, czego wymaga rezerwacja, jest wolne. Klient widzi tylko to, co naprawdę da się sprzedać.
Reguły firmy
Minimalna liczba osób, maksymalna na jeden kurs busów, przerwa między turami, dni bez sprzedaży, ceny w sezonie i poza nim. Reguły są Wasze i zmieniacie je sami w panelu, bez programisty.
Płatność i zaliczka
Klient płaci online zaliczkę albo całość. Rezerwacja potwierdza się po wpłacie, a niezapłacone zwalniają termin po ustalonym czasie. Faktura wystawia się sama.
Panel dla pracowników
Lista rezerwacji na dzień, obłożenie zasobów, rezerwacje z telefonu wpisywane tym samym ekranem, kto co przygotowuje. Pracownik na miejscu widzi to na telefonie.
Powiadomienia
Potwierdzenie, przypomnienie dzień przed, informacje o miejscu zbiórki, prośba o opinię po. E-mail albo SMS.
Vouchery i grupy
Vouchery prezentowe z kodem, rezerwacje grupowe z jedną płatnością, rabaty dla stałych klientów.
Przykład: wypożyczalnia kajaków
Rapil wypożycza kajaki na Pilicy. Wąskim gardłem nie są kajaki, tylko busy z przyczepami, które dowożą ludzi na start i odbierają z mety. Żaden gotowy system rezerwacji tego nie rozumie. Zbudowałem od zera sprzedaż spływów online, która pilnuje busów za właściciela: klient widzi trasy i tylko te godziny startu, na które starcza kajaków i które nie kolidują z kursem busów na innej trasie. Płaci przez Przelewy24 zaliczką albo całością, a pracownicy pracują na panelu z listą spływów na dany dzień. Firma pracuje na tym od trzech sezonów.
Od czego zacząć
Od dostępności i płatności, bo to ucina podwójne sprzedaże i telefony „czy jest wolne”. Panel dla pracowników i vouchery dochodzą w kolejnych etapach. Przed sezonem system musi działać, więc terminy planujemy od daty startu sprzedaży wstecz.
Rozliczamy się po każdym odebranym module, a ceny dostajesz na piśmie razem ze spisanym zakresem. Inne ekrany, które klient może mieć w portalu, opisuję na stronie głównej poradnika. Jeśli po rezerwacji klient chce śledzić, co się dzieje z jego sprawą, zobacz stronę o statusie zlecenia online.
Opisz w formularzu poniżej, co rezerwują Twoi klienci i co się przy tym komplikuje. Odezwę się z odpowiedzią, czy wystarczy gotowy kalendarz, czy potrzebny jest własny system.
Pytania i odpowiedzi
Czy własny system rezerwacji nie jest przesadą dla małej firmy?
Zależy od tego, ile pracy idzie na obejścia. Jeśli gotowy kalendarz prowadzi rezerwacje, a Ty i tak sprawdzasz każdą ręcznie, bo nie zna Twoich reguł, to płacisz dwa razy. System dla wypożyczalni kajaków obsługuje firmę sezonową i utrzymuję go od trzech sezonów.
Czy klient może zapłacić zaliczkę przy rezerwacji?
Tak. Klient płaci online zaliczkę albo całość, a rezerwacja jest potwierdzona dopiero po wpłacie. Wysokość zaliczki i czas na wpłatę ustalacie sami. Niezapłacone rezerwacje zwalniają termin same.
Co z rezerwacjami przez telefon?
Pracownik wpisuje je w panelu, na tym samym ekranie, który widzi rezerwacje z internetu. System sprawdza dostępność tak samo, więc nie da się podwójnie sprzedać terminu.
Kontakt
Opisz, co rezerwują Twoi klienci i co się przy tym komplikuje, a powiem, czy potrzebujesz własnego systemu
Nie potrzebujesz specyfikacji. Wystarczy, że opiszesz, jak dziś wygląda praca i co ma się zmienić. Zakres spiszemy razem.