Poradnik
Portal B2B dla hurtowni i dystrybutora: zamówienia od stałych klientów bez telefonu
Stali klienci hurtowni zamawiają mailem, telefonem i przez komunikator. Handlowiec sprawdza cennik tego klienta, pyta magazyn o dostępność, odpisuje, a potem odbiera telefon o saldo. Portal B2B przenosi to wszystko na stronę, na której klient robi to sam, po swoich cenach.
Jak dziś wygląda zamówienie od stałego klienta
Klient wysyła maila z listą kodów i ilości. Handlowiec otwiera cennik tego klienta, bo każdy ma inny rabat. Sprawdza w magazynie, czy wszystko jest. Wpisuje zamówienie do systemu, jedna pozycja się nie zgadza, dzwoni do klienta. Klient pyta o saldo, handlowiec pyta księgową. Zamówienie idzie do realizacji po kilku wiadomościach, nieraz dopiero po dwóch godzinach.
Przy kilkudziesięciu takich zamówieniach dziennie handlowcy odpowiadają na wiadomości zamiast sprzedawać.
Jak wygląda portal B2B
Portal składa się z modułów, czyli samodzielnych części, które można uruchamiać po kolei. Dla hurtowni i dystrybutora buduję zwykle te:
Konta firm i osób
Klientem jest firma, a nie osoba. W jednej firmie może być kilku zamawiających, właściciel z podglądem salda i księgowa z dostępem do faktur. Wy zapraszacie firmę, klient dodaje swoich ludzi.
Katalog z cenami klienta
Każdy zalogowany widzi swoje ceny: cennik grupy rabatowej, indywidualne ustalenia, promocje dla niego. Nie widzi cen innych klientów. Wyszukiwanie po kodzie, nazwie, kodzie producenta.
Dostępność
Przy każdej pozycji informacja, czy jest na magazynie, ile i kiedy będzie następna dostawa. Pobierana z Waszego programu magazynowego, więc klient nie zamawia tego, czego nie ma.
Koszyk pod hurt
Wpisanie listy kodów i ilości jednym ciągiem. Import z pliku arkusza, który klient i tak prowadzi. Powtórzenie poprzedniego zamówienia jednym kliknięciem. Portal od razu mówi, które pozycje są niedostępne, i proponuje zamiennik, jeśli go macie.
Limit kupiecki i saldo
Klient widzi swój limit, saldo i przeterminowane faktury. Zamówienie ponad limit trafia do akceptacji handlowca zamiast do realizacji. Klient nie dzwoni z pytaniem „ile mamy do zapłaty”.
Dokumenty
Faktury, korekty, dokumenty wydania, potwierdzenia zamówień. Do pobrania o dowolnej porze, także zbiorczo za miesiąc dla księgowej klienta.
Status i wysyłka
Klient widzi, czy zamówienie jest przyjęte, skompletowane, wysłane, i ma numer przesyłki z linkiem do śledzenia.
Skąd portal bierze dane i dokąd je wysyła
Portal nie zastępuje programu magazynowego ani księgowego. Pobiera z nich produkty, ceny, stany i faktury, a odsyła zamówienia i dane nowych osób. Handlowiec widzi zamówienie z portalu w tym samym systemie, w którym widzi zamówienia z maila. Jak takie połączenia wyglądają i co zrobić, gdy program nie umie udostępniać danych, opisuję w poradniku o integracji systemów.
Jeśli nie macie jeszcze systemu wewnętrznego, a zamówienia żyją w arkuszach, portal może być pierwszym modułem większego systemu. Wtedy handlowcy dostają swoje ekrany, a klienci swoje, na tych samych danych. Więcej o tym w poradniku o systemie zamiast Excela.
Przykład skali
Pracowałem przy systemach europejskiego dystrybutora komponentów elektronicznych: ponad 150 tysięcy produktów, klienci w 19 krajach, wysyłka tego samego dnia. Moja część to listy i karty produktów: klient w każdym z tych krajów widzi na nich cenę i dostępność dla swojego rynku. Nazwa jest objęta umową o poufności, więcej o tej realizacji jest na osobnej stronie. Portal dla hurtowni z kilkoma tysiącami pozycji zaczyna się od tej samej zasady w mniejszej skali: każdy klient widzi swoje ceny i to, co naprawdę jest do kupienia.
Od czego zacząć
Od katalogu z cenami klienta i koszyka. To przenosi na klienta największą część pracy handlowca. Pierwszy moduł dostajesz zwykle po pierwszym miesiącu, zapraszacie kilku stałych klientów i patrzymy, gdzie się zatrzymują. Saldo, dokumenty i akceptacja zamówień ponad limit dochodzą etapami.
Rozliczenie idzie etapami: każdy moduł opłacasz po jego odbiorze, a kwoty poznajesz na piśmie, gdy zakres jest spisany. Ogólny obraz tego, co daje portal klienta i jakie ma ekrany, jest na stronie głównej poradnika. Jeśli Twoi klienci pytają raczej o status zlecenia niż o towar, zobacz stronę o statusie zlecenia online.
Opisz w formularzu poniżej, ilu macie stałych klientów i jak dziś składają zamówienia. Odezwę się do Ciebie.
Pytania i odpowiedzi
Czym portal B2B różni się od sklepu internetowego?
Sklep pokazuje jeden cennik wszystkim i sprzedaje każdemu, kto wejdzie. Portal B2B pokazuje każdemu klientowi jego ceny, rabaty, limit kupiecki i saldo, a wejść może tylko firma, którą zaprosiliście. Zamiast koszyka z płatnością kartą ma zamówienie na odroczony termin i fakturę po wysyłce.
Czy mogę pokazać dostępność bez zdradzania stanu magazynu?
Tak. Portal może pokazywać „dostępne”, „ostatnie sztuki” i „na zamówienie” zamiast liczby na półce. Progi ustalamy razem. Dla wybranych klientów da się pokazać dokładną liczbę.
Mamy program magazynowy i księgowy. Czy portal musi je zastąpić?
Nie. Portal pobiera z nich produkty, ceny i stany, a wysyła do nich zamówienia. Magazyn i księgowość pracują dalej w tym, co znają. Sprawdzam na pierwszej rozmowie, czy Wasze programy umieją udostępniać dane.
Kontakt
Opisz, jak dziś zamawiają Twoi stali klienci, a powiem, jak mógłby wyglądać portal B2B
Nie potrzebujesz specyfikacji. Wystarczy, że opiszesz, jak dziś wygląda praca i co ma się zmienić. Zakres spiszemy razem.